ORGANIZACION DEL ARCHIVO MUNICIPAL.-
VISTO el expediente nº241/90 iniciado por el Departamento Ejecutivo con el expediente nº841/90, referente a Proyecto de Ordenanza sobre organización del Archivo Municipal;
que, la necesidad de dotar al Archivo Municipal de una norma que regule su funcionamiento;
que, asimismo su accionar debe adecuarse a las necesidades de una administración moderna, donde la agilidad de los procedimientos en un factor de vital importancia para su desenvolvimiento;
que, asimismo tal instrumento debe preveer la conservación, guarda y depuración permanente de la documentación acumulada, así como también la preservación de aquello que posea valor histórico; y
CONSIDERANDO que el actual es el momento adecuado para proceder através del dictado de una norma a reestructurar el Archivo Municipal;
que, en la Décima Segunda Sesión Ordinaria, el Cuerpo aprobó por unanimidad el despacho de la Comisión de Peticiones y Ordenanzas que en su parte pertinente «aconseja aprobar el proyecto de Ordenanza e incorporar al mismo las sugerencias que en fojas 30 realiza el Contador Municipal»;
por todo ello, el HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE SALADILLO, en uso de sus atribuciones, acuerda y sanciona la siguiente
O R D E N A N Z A
ARTICULO 1º: El archivo del Municipio de Saladillo tendrá a su cargo el archivo de las actuaciones cuyo trámite ante reparticiones haya concluído.-
ARTICULO 2º: El archivo de las actuaciones a que se refiere el artículo precedente se mantendrá durante los plazos indicados en el listado Anexo, el cual forma parte integrante del presente decreto, previa aprobación de la rendición de cuentas por parte del Honorable Tribunal de Cuentas de la Provincia de Buenos Aires.-
ARTICULO 3º: Las actuaciones internas que no sean caratuladas como expedientes por la Dirección Mesa General de Entradas y Archivo de cada Municipio serán archivadas en la misma repartición en la que hubieren tenido origen, por él término que fije la misma de acuerdo con la naturaleza e importancia de su tema.-
ARTICULO 4º: En los casos de materiales no incluídas en el listado anexo las municipalidades dispondrán al ordenar el archivo, el plazo durante el cual las actuaciones deber n permanecer en el referido carácter.-
ARTICULO 5º: Si existieren intereses jurídicos comprometidos, los plazos a que se refieren los artículos 3 y 4 no podrán ser inferiores al de prescripción legal de los derechos invocados o ejercicios en cada caso.-
ARTICULO 6º: Vencidos los plazos instituidos para su custodia, los municipios podrán proceder a la microfilmación y destrucción de las actuaciones depuradas. Pero, en este último caso, y según lo prescribe el artículo 283 del decreto ley 6769, el Municipio solicitar previamente al Archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires y al Archivo Histórico Municipal se expida sobre la procedencia o improcedencia de destruir la referida documentación.-
ARTICULO 7º: El archivo Histórico de la Provincia de Buenos Aires, de acuerdo con el decreto ley 21040/57, seguir cumpliendo una labor de asesoramiento en la formación y organización de los archivos municipales, tanto los administrativos como los históricos ya que los primeros constituyen la principal cantera de los segundos.-
ARTICULO 8º: Comuníquese al Departamento Ejecutivo, dése al Registro Oficial, cúmplase, publíquese y archívese.-
DADA EN LA SALA DE SESIONES DEL HONORABLE CONCEJO DELIBERANTE DE SALADILLO, a los veintidós días del mes de octubre de mil novecientos noventa.-
ORDENANZA Nº71/90. –
ANEXO I
PLAZOS DE ARCHIVO:
Las actuaciones de la Administración Pública Municipal, expediente, planillas, etc., de carácter ordinario que por su contenido y objeto no poseen trascendencia legal, jurídica administrativa posterior y los que aún pudiendo tener utilidad-constancia de asistencia, inasistencia, licencias, solicitudes de todo tipo, sumarios sin sanciones etc., sean asentados en fichas u otro sistema que permita guardar costancia fiel y detallada de ellas, deben ser destruidas de inmediato una vez cumplidas sus finalidades.-
PLAZO DE ARCHIVO POR UN AÑO
* Actas de infracciones: a normas de publicidad y propaganda, tránsito, salubridad pública, espectáculo públicos, animales sueltos en la vía pública.-
* Ampliación crediticia en partidas de distintas reparticiones.-
* Arreglos de cercas y aceras de particulares.-
* Certificados varios.-
* Comunicaciones de actividades, asambleas, etc. de entidades.-
* Comunicaciones corrientes una vez cumplido el cometido para el que fueron remitidos.-
* Consultas de orden legal y asesoramiento.-
* Certificación de Servicios prestados.-
* Declaraciones Juradas.-
* Devolución de locales a propietarios.-
* Exención de pago de impuestos, solicitud denegada.-
* Gravámenes prendarios (tomas de razón).-
* Habilitación de industrias, comercios, etc. denegados.-
* Iniciativas o sugerencias del personal o particulares.-
* Multas impagas cuya percepción carezca de interés fiscal.-
* Multas por infracciones cobradas.-
* Notas solicitando aprobación de planos de mensura, subdivisión, anexión, etc.-
* Ornamentaciones.-
* Oficios del Poder Judicial, solicitud de informes judiciales.-
* Pedidos de arreglos de edificios fiscales una vez finalizada la obra.-
* Pedidos de colocación de lámparas de alumbrado público.-
* Pedido de víveres.-
* Permisos para espectáculos públicos no permanentes, funcionamiento de circos, calesitas, parques de juegos, entretenimientos, corsos.-
* Permisos para realizar carreras.-
* Permisos de ocupación de veredas.-
* Permisos para realizada actos públicos.-
* Permisos de libre estacionamiento.-
* Plazas, mejoran de canteros, luces, etc.-
* Policía notas sobre solicitud de inhumaciones o pedidos de información sobre lugar de inhumación.-
* Solicitud de prestamos de salas teatrales y similares.-
* Reajuste de tarifas del transporte de colectivos.-
* Solicitudes de duplicados de certificados habitantes.-
* Solicitud de terreno municipal denegada.-
* Solicitudes particulares denegadas.-
* Solicitudes de habilitaciones provisorias.-
* Solicitud de desinfección o sus certificados.-
PLAZO DE ARCHIVO POR TRES AÑOS
* Copias de informes.-
* Denuncia sobre prestación irregular de servicios públicos.-
* Denuncias varias.-
* Denuncias por infracción a ordenanzas y disposiciones Municipales (cuando se hayan substanciado las actuaciones). –
* Reclamos de valuaciones. Aclaración sobre pagos. Ver diez años).-
* Remitos de expedientes.-
* Rifas: expedientes autorizados.-
* Solicitud de certificado de final de obra.-
* Solicitud de inscripción de registros (desglosados los títulos y documentos acreditados). –
* Solicitudes de información o certificaciones.-
* Solicitud de liquidación de suma adeudada.-
* Solicitud de pago de haberes o subsidios familiares.-
* Sumarios administrativos de los que resultaren sobreseidos los imputados, o con sanciones menores o de hechos en que no se hubieren infringido perjuicios al patrimonio municipal.-
* Solicitud de arreglo de la red vial municipal.-
* Solicitud de ayuda personal.-
* Venta de materiales.-
PLAZO DE ARCHIVO POR CINCO AÑOS:
* Acciones de automotores.-
* Canje de animales.-
* Compra de animales.-
* Contratación de servicios para terceros.-
* Demoliciones.-
* Fijación de líneas y ochavas municipales.-
* Habilitación de anuncios publicitarios.-
* Informes estadísticos nacionales o provinciales.-
* Inspección técnica y administrativa que no-origen en sumario.-
PLAZO DE ARCHIVO POR DIEZ AÑOS:
* Accidentes de trabajo.-
* Actas de arqueo de valores y de fiscalización impositiva.-
* Antecedentes de contratos y locaciones de servicios no vigentes.-
* Antiguedad de servicios prestados, documentos relativos.-
* Cese de industria y comercio y otras actividades.-
* Contratos artísticos.-
* Daños al patrimonio municipal, sumarios.-
* Denuncias sobre deficiencias en propiedades.-
* Devolución de pagos de impuestos.-
* Documentación contable (excepto inventario y balance) que carezcan de valoración histórica (aprobada la rendición por el tribunal de cuentas).-
* Documentos de tesorería, libros de contabilidad, planillas de sueldos, recibos (aprobada la rendición de cuentas). –
* Provisión de elementos inventariables a dependencias oficiales o privadas.-
* Régimen patrimonial, su documentación.-
* Estadística de construcción.-
* Exención de pago de impuestos concedidas.-
* Fianzas depositados de garantías no devueltas.-
* Habilitación de transporte escolar.-
* Habilitación de servicios de taxímetros y remises.-
* Jubilación, renuncias para acogerse a las mismas.-
* Inscripción en el Registro de entidades municipales o provinciales previo desglose de documentación esencial para los legales.-
* Juicios de apremios, con monto percibido, permitido o prescripto.-
* Impuestos impagos por perención, prescripción o carencia de interés fiscal.-
* Libretas o talonarios de pases de expedientes y/o trámites internos.-
* Licitación, adjudicación, contratación y ejecución de obras (pavimentación, repavimentación, señalización vertical y horizontal y alumbrado) a la recepción definitiva de las mismas.-
* Personal, antecedentes para su designación.-
* Provisión de materiales a sociedades de fomento, solicitud concedida.-
* Reclamo de valuaciones.-
* Solicitud de baja de impuestos.-
* Solicitud de puesto de feria franca, habilitación de kioscos, habilitación de transporte de sustancias alimenticias concedidos.-
* Pago de impuestos en cuotas, solicitud concedida.-
* Subsidios, cesiones, prestan a entidades de bien público.-
* Subsidios otorgados, rendición de cuentas aprobadas por el Tribunal de Cuentas.-
PLAZO DE ARCHIVO POR VEINTE AÑOS:
* Actuaciones y comprobantes de compras o donaciones de bienes muebles y elementos inventariables.-
* Registros de contribuyentes en general.-
PERMANENTE – TIEMPO INDETERMINADO DE ARCHIVO.-
* Actuaciones en donde exista interés público o particulares comprometidos por un lapso no determinable.-
* Actuaciones que tuvieran valor histórico o jurisprudencial o estadístico.-
* Adquisición de inmuebles.-
* Antecedentes de información básica que dieron origen a Ordenanzas, Decretos y Disposiciones Reglamentarias Vigente.-
* Arrendamiento de nichos y sepulturas-
* Comercios, una vez producido su cierre.-
* Concesiones de terreno para bóvedas.-
* Construcción de bóvedas y panteones.-
* Concesiones y convenios con empresas de servicio.-
* Convenios o contratos entre organismos, o con entidades privadas.-
* Contratos de locación de obras y servicios.-
* Creación y clausura de dependencias municipales.-
* Demoliciones o refacciones de edificios públicos.-
* Devolución de depósitos de garantía.-
* Documentación administrativa contable de valoración histórica.-
* Donaciones.-
* Escrituras de bienes municipales.-
* Expedientes que hubieran derivado en actuaciones judiciales.-
* Expedientes que hubieran dado lugar a demandas contencioso administrativas.-
* Expedientes relacionados con obras públicas contratadas o por administración.-
* Habilitación de locales.-
* Inventarios y balances municipales.-
* Legajos personales.-
* Licitación, adjudicación, contratación, ejecución y recepción definitiva de obras públicas.-
* Minutas de dominio.-
* Obras y edificios municipales construídos, pavimentos, reconstrucción, conservación y alumbrado público.-
* Obras de infraestructura urbana con exclusión de aquellos de carácter transitorio.-
* Planos de obras particulares, permisos de edificación.-
* Planos de donación de tierras, apertura de calles, plazas y caminos.-
* Registros de cementerio.-
* Transferencia de habilitaciones.-
* Transporte automotor colectivo de pasajeros, habilitación de líneas.-
* Transferencia de instalaciones.-